Redan året innan coronapandemin bröt ut hade Vänersborgs SK tilldelats ett tävlingsarrangemang den 30 augusti 2020.
I mitten på mars eskalerade pandemin och det blev mer eller mindre tvärstopp för all orienteringsverksamhet. Det gällde naturligtvis också det egna arrangemanget även om det fanns förhoppningar om att pandemin skulle plana ut och att vi skulle kunna arrangera.
Det blev efterhand allt mera uppenbart att vi inte skulle kunna arrangera som vanligt. Påbuden och restriktionerna var många från myndigheter, Riksidrottsförbundet och Orienteringsförbundet. Mycket var svårtolkat, de dubbla budskapen var flera och logiken saknades emellanåt.
Orienteringsförbundet (både centralt och på distriktsnivå) upplevde vi vara passiva, avvaktande och initiativlösa.
Under försommaren togs ett mer eller mindre formellt beslut att ändå försöka genomföra arrangemanget utifrån de begränsningar som gällde.
Riskanalys
Det första vi gjorde var att identifiera alla tänkbara situationer, små som stora, under ett tävlingsarrangemang där det kunde finnas risk för trängsel, smittspridning och situationer där det inte var möjligt att hålla minst två meters avstånd till andra oavsett om man var tävlande eller funktionär. Vi konstaterade också och utgick ifrån att det fanns ett dubbelt ansvar. Vi som arrangörer ansvarar för att ordna förutsättningarna för säkert deltagande, deltagarna ansvarar för att hålla avstånd till varandra och följa arrangörens instruktioner.
Utifrån analysen formade vi ett upplägg som vi ansåg vara "coronasäkrat" och vi fastslog och utformade en inbjudan. I detta läge kom propåer och uppmaningar om att skicka in ett särskilt omfattande formulär som gick ut på att analysera riskfsktorer etc. innan en inbjudan fastställdes. Vi upplevde (och suckade också) att man inte insåg att vår inbjudan och vårt upplägg utgick från en mycket noggrann och omfattande riskanalys.
Parallellt fångande vi in idéer, uppslag och tankar som fanns hos andra klubbar. Det pågick försök med flera alternativa arrangemang. OK Gipen planerade att ha en tävling dagen innan och vi hade tillsammans idéutbyte om både det ena och andra.
Åtgärder
Nedan exempel på ett antal olika åtgärder, både stora som små, som vidtogs utifrån den övergripande intentionen att minimera smittspridning genom att undvika trängsel och möjliggöra för deltagare och funktionärer att hålla avstånd.
- Två från varandra helt skilda tävlingsområden. Många kontroller för att minimera risken för "kontrollträngsel".
- Ingen arena utan deltagarna byter om vid respektive bil.
- Inget målupplopp.
- Ingen dusch, ingen barnpassning, ingen marka och ingen prisutdelningsceremoni.
- Deltagarna fördelas i begränsade startgrupper för respektive tävlingsområde utspridda på 6-7 timmar utifrån önskemål och tillgång. Fri intervallstart inom respektive startgrupp. Vi kalkylerade med omkring 500 deltagare.
- Ingen direktanmälan tävlingsdagen.
- Ingen skuggning tillåten. Detta för minimera antalet individer på samma plats samtidigt.
- Startfållor med minimumavstånd på två meter mellan varje.
- Lös kontrollbeskrivning i respektive kartfodral och inga sträcktidslappar efter utstämpling. Detta för att minimera risken för kontaktsmitta.
- Liveresultat online via internet/mobil, alltså inga resultattavlor.
- Priser skickas ut i efterhand.
- Klart färre funktionärer än normalt.
- Funktionärer vid utstämpling sitter inomhus bakom glasruta.
- Riklig tillgång till handsprit vid exempelvis toaletter, startbord, vattenkran.
- Uppmaning till deltagare att anlända så nära start som möjligt och åka hem snarast efter loppet.
- Uppmaning till deltagare att hålla avstånd till andra oavsett ålder. Detta genom skyltar/uppmaningar på strategiska ställen.
- Möjlighet att lämna återbud dagen innan pga av sjukdom. Enbart en avanmälningskostnad på Kr 25:- debiterades.
Genomförande
Ett gediget förberedelsearbete gjordes av alla funktionärer utifrån de intentioner tävlingsledningen hade. Dagen till ära var också vädergudarna på allra bästa humör; solen sken, himlen var blå och graderna pendlade mellan 15 och 20. Omkring 550 löpare var anmälda. Ett 15-tal av dessa anmälde i förväg att man inte kunde starta pga sjukdom.
Under hela den långa tävlingsdagen med första start 09.00 och siste löpare i mål omkring 16.30 gjorde vi en kontinuerlig och regelbunden uppföljning av läget vid parkering, starter, i terrängen, vid målen och utstämpling. Fokus var att identifiera eventuell trängsel, anhopning av tävlande eller köer. Nedanstående bildsvit ger en god bild och sammanfattning av hur det var hela tävlingsdagen.
Vi kan bara konstatera att alla åtgärder som vidtagits fungerade. Vi upptäckte aldrig någon som helst trängsel eller tendenser till detta. Det fanns inte heller någon köbildning eller skeden där det inte gick att hålla minst två meters avstånd till andra.
Detta konstaterande bekräftades också i efterhand av de funktionärer som under hela dagen bemannande parkeringen, toaletter, starten, målet och utstämplingen.
Reflektioner
- Vi hade kunnat ta emot ytterligare 500 deltagare. Detta genom att öppna upp ytterligare ett helt skilt skogsområde (direkt väster om den långa parkeringsvägen) samt att parkera på båda sidor om den breda vägen och att utnyttja hela sträckningen tills vägen slutar.
Nu var det inte aktuellt då vi inte hade gjort några begränsningar vad gäller antalet starter. Hade det blivit fler anmälda hade vi istället öppnat fler startgrupper, alltså förlängt tävlingsdagen.
- Anmälningssystemet "Eventor" måste utvecklas för att på ett enkelt sätt kunna hantera anmälningar i startgrupper och fri intervallstart. I dagsläget är det för många moment som deltagare måste göra innan en anmälan är genomförd. Många missade att göra startgruppsanmälan.
- Vi tillämpade ett system med lös kontrollbeskrivning i kartans plastficka. Denna fick läggas i angivelseficka och dessutom tilläts deltagarna att kolla på kartan några sekunder i förväg. Här hade det räckt med att bara tillåta att kontrollbeskrivningen fick tas ut innan startstämpling.
- Systemet med val av startgrupp/timma och fri intervallstart inom respektive startgrupp uppfattades som mycket positivt.
Slutord
Vi är mycket nöjda med utfallet och det är få förändringar vi skulle vidtagit ifall vi fick göra om arrangemanget. Initialt var det osäkert. Det fanns från Orienteringsförbundet inga anvisningar eller goda råd av hur en tävling skulle kunna läggas upp utifrån restriktioner och påbud.
Vi upplever också att alla tävlande och funktionärer verkligen tog ansvar och respekterade förhållningssätt, anvisningar och föreskrifter. Coronapandemin är synnerligen allvarlig och kräver ett strikt förhållningssätt men vi tycker att vi med vårt arrangemang visat hur vi trots det ändå kan levandehålla orienteringsidrotten och genomföra en tävling.
