Får regelbundet höra "vittnesmål" om hur möten och sammanträden i olika sammanhang kapsejsat eller spårat ur. Nu är detta inget nytt, så har det nästan alltid varit. När jag var yrkesverksam utvecklades ett hjälpmedel, en hjälpreda för att styra upp möten och sammankomster. Kom i dagarna att tänka på "Åsiktsboxen" som lanserades för drygt 25 år sedan.
Det kitt som håller samman en arbetsgrupp, ett team eller en styrelse är samtal, diskussioner och dialog. Man kommunicerar dels informellt när man träffas och pratar i största allmänhet, dels formellt vid möten strukturerade kring en föredragningslista. I mötet eller sammanträdet handlar det bland annat om att:
- ta ställning
- lämna förslag
- prioritera
- värdera
- redovisa idéer
- bedöma
- samla in åsikter
- ge synpunkter
- fatta beslut
En poäng med att flera människor finns med i en styrelse eller kommitté är att få saker och ting belysta på olika sätt utifrån varierande kunskaper, erfarenheter, insikter och upplevelser. En framgångsrik verksamhet bygger på delaktighet och att man verkligen utnyttjar varandras kompetenser.
Dock är det ingen större hemlighet att de flesta sammanträden följer vissa speciella mönster. Olika personer talar olika mycket. Olika personer och deras inlägg tillmäts växlande vikt och betydelse. Är det fler än sex-sju deltagare tenderar några att dominera och prägla samtalet, många gånger med sina hjärtefrågor och kategoriska ställningstaganden.
Vissa känner sig hämmade och är försiktiga med att framföra avvikande eller kontroversiella synpunkter. Risken är då att bredden och djupet på diskussionerna minskas, vilket kan leda till att beslut och slutsatser inte blir så bra som de borde kunna vara.
Det finns också en risk att man ibland tror att man är helt överens, medan en majoritet egentligen är emot det beslut man fattat. Men man vill inte ställa till med något, när andra tycks vara överens, och då tiger man istället.
Ett sätt att råda bot på dessa brister är att använda "åsiktskort" som stimulerar till ökad öppenhet och att bättre ta tillvara människors olika tankar och åsikter. Fördelarna är att:
- alla deltagare i gruppen är aktiva
- alla får samma yttrandestatus
- man vinner tid
- man fångar snabbt upp attityder, tankar och synpunkter
Vet inte om "Åsiktsboxar" längre finns att köpa, än mindre i vilken utsträckning de som en gång införskaffats fortfarande används. Men jag tror att metodiken och arbetssättet fortfarande är tillämpligt och användbart.
